Využití projektů a úkolů je široké a uplatní se v obchodní či marketingové společnosti, ale také ve specificky zaměřených odvětvích, kde přijde vhod řešení hierarchie a provázanosti prací. Využíváním těchto možností docílíme vyšší efektivity a lepší organizace našich dat i fungování společnosti.
Projekty
Projekty slouží jako hlavní prvek, můžeme ho chápat jako hlavní či dozorčí složku. Projekt může obsahovat dílčí úkoly (i ty lze dělit na nadřízené a podřízené úkoly) a přináší lepší a přehlednější organizaci naší práce. Projekt probíhá po určitou dobu, po kterou lze začínat a dokončovat dílčí úkoly.
Úkoly
Úkoly nalezneme v menu pod složkou Projekty. Úkoly slouží k delegování práce našich uživatelů, kontrole proběhlé práce či reportingu, kolik práce bylo splněno apod. Úkoly v systému mohou mít mnoho vlastností, jednou z nich je možnost označení jako fakturovatelný. To je příhodné v případě, že u svých zaměstnanců rozlišujeme způsoby práce na fakturovatelné a nefakturovatelné. Další možností je zaznamenání priority, přiřazení ke kontaktu nebo firmě, k projektu, případu (= požadavku od zákazníka), produktu atd. Úkoly si rovněž můžeme zobrazit v kalendáři.
Ve Vistos CRM rozlišujeme hned několik typů úkolů – to je přínosné pro projektové řízení a pořádek, který tak máme v systému ve vlastních rukou:
- Nadřízený úkol: rozděluje úkoly další ve smyslu hierarchie (víme tedy, které dílčí úkoly se hlavního úkolu týkají).
Úkoly dílčí, podřízené, mohou probíhat nezávisle na nadřízeném úkolu. - Závisí na: znamená, že úkol nemůže začít, pokud úkol, na němž je závislý, není splněný na 100 %. Úkol, po jehož splnění můžu vykonávat další (k němu přiřazené) úkoly.
- Milník: typ úkolu, který čeká, až budou splněny úkoly předchozí. Dokud nebude úkol před milníkem splněný, nemůže začít na milník navazující úkol.