Synchronizace s Pohodou

O SYNCHRONIZACI

Propojení účetního systému s Vistos CRM umožňuje mít data na dvou místech zároveň bez nutnosti dvojího zadávání. Informace z obchodu jsou tak automaticky přiřazovány k relevantním záznamům v CRM systému a umožňují tak efektivní práci v něm, ale i kvalitní obsluhu vašich zákazníků.

PŘENÁŠENÉ INFORMACE

Do Vistos CRM z účetního systému POHODA se přenášejí následující informace:

• Konfigurace prodejních cen,
• Klientovy číselníky,
• Uživatelská pole,
• Adresář,
• Produkty,
• Přijaté objednávky,
• Vydané faktury,
• Přijaté faktury,
• Vydané objednávky,
• Vydané nabídky,
• Přijaté nabídky,
• Přijaté poptávky,
• Vydané poptávky,
• Likvidace vydaných faktur,
• Likvidace přijatých faktur,
• Prodejky,
• Zakázky.

Standardně jsou přenášeny všechny tyto položky, ale na požadavek zákazníka můžeme jednotlivě položky synchronizace vypnout. Přenos probíhá v domluvených intervalech každý den.

Z Vistos CRM do účetního systému POHODA se přenášejí následující informace:

• Adresář,
• Přijaté objednávky,
• Vydané objednávky,
• Vydané faktury,
• Přijaté faktury,
• Vydané nabídky,
• Přijaté nabídky,
• Poptávky vydané,
• Poptávky přijaté,
• Prodejky.

Přenos záznamu do Pohody (na rozdíl od přenosu z Pohody) probíhá okamžitě po uložení záznamu ve Vistos CRM (je-li povolen přenos daného záznamu do systému Pohoda).

Chyby v přenosu jsou zasílány na předem definovaný e-mail zákazníka.

Zda je záznam přenesený v systému Pohoda ukazuje pole Synchronizováno s Pohodou.

Více k přenášeným polím se můžete dočíst tady.

CO JE K SYNCHRONIZACI POTŘEBA

Abychom se mohli do propojení vrhnout a vše proběhlo rychle a hladce, potřebujeme znát několik klientových údajů, které úspěšné propojení zajistí. Jsou jimi:

• URL,
• Název mServeru (bez diakritiky a speciálních znaků ( _ – @ & apod.)),
• Přihlašovací údaje do Pohody (jméno a heslo),
• IČO účetní jednotky,
• Účet do systému POHODA musí mít povoleno právo k čtení a zápisu do potřebných agend a povolené právo pro import a export XML (návod),
• E-mailovou adresu zákazníka, kam náš Pohoda konektor bude posílat informace o chybách v XML přenosu,
• Časy přenosu ze systému POHODA do Vistos CRM (např.: 8:00, 12:00, 16:00, 20:00),

• Entity, které se budou synchronizovat, případně směr synchronizace,
• Pokud používáte v systému POHODA vlastní (custom) pole/custom volby v číselnících, pak budeme tyto informace potřebovat. Volitelné parametry, uživatelské seznamy, případně soubory pro odpovědi si můžete stáhnout zde nebo Vám je zašleme upravené na míru.

Získáte zde: obdržené requesty vyberete do „Vstupní složky nebo soubor(request)“ a zvolíte možnost další.

• Na Vašem serveru povolit ve firewallu přístup z těchto IP adres:
  194.8.252.85
  62.204.241.62
  20.113.64.166
• Pak zakomponovat nastavení JOBU (plánovač úloh na serveru, kde běží POHODA) pro m-server.

Poté důležité, m-server spouštět jako „Samostatný proces“.

Informace o synchronizaci Vistos CRM s účetním systémem POHODA

Jedna instance mServeru může přistoupit k jedné účetní jednotce pod jedním IČO záznamem a jedním rokem.
Každý rok je potřeba překonfigurovat mServer tak, aby nahlížel na vámi založenou účetní jednotku. Proto je nutné dodat informace o nové účetní jednotce, v předstihu.

ZPĚTNÝ IMPORT DAT ZA VÍCE LET
Standardní cena synchronizace počítá s přenosem všech dat aktuálního roku. Pokud si klient přeje přenést informace do Vistos CRM i zpětně, například za 5 uplynulých let, je to možné, avšak jsou počítány náklady za provedení těchto úkonů, které nejsou standardní. Pro importování dat zpětně je třeba, aby zákazník vytvořil mServer (na http/HTTPS portech) tolikrát, kolik požaduje let zpětně synchronizovat.

PŘENOS FAKTUR
Nabízíme synchronizaci dvojího typu. Buď lze přenášet záznamy z Vistos CRM do účetního systému POHODA, nebo naopak, ze systému POHODA do Vistos CRM. Ačkoliv Pohoda neumožňuje u prodejních/nákupních entit operaci update, ale vše se přenáší pouze jednou (insert), je možnost editovat faktury i po provedení synchronizace. V případě pár záznamů doporučujeme volit ten postup, kdy ručně danou fakturu budete editovat jak v Pohodě, tak ve Vistos CRM. V případě více faktur, u nichž je editace zapotřebí, smažte danou fakturu ve Vistos CRM a následně kontaktujte podporu systému s čísly faktur, u nichž je změna zapotřebí. Z Vistos CRM pak bude přenesená již opravená faktura.

PROVOZ SYSTÉMU POHODA A mSERVERU
Společnost Euro Softworks nemá přístup na vzdálenou plochu zákazníka a v případě výpadků za tyto chyby nenese zodpovědnost. V případě nefunkčnosti propojení delší dobu však zákazníka na tuto
skutečnost upozorníme.