V systému Vistos CRM je možné nastavit upomínání na nezaplacené faktury. Nastavení vytváření upomínek zajistí supportní oddělení.
Je možné vytvořit až tři upomínky a lze je konfigurovat pro každého výstavce zvlášť. Upomínka se generuje podle pole Uhrazeno (ano x ne) a podle Data splatnosti.
Lze nastavit:
- Typ upomínky.
- Počet dnů po splatnosti faktury, kdy se má vytvořit první, druhá a třetí upomínka.
- Zda má být první upomínka odeslána automaticky, nebo se má pouze vytvořit bez odeslání.
- Seznam typů faktur, pro které se má upomínka vytvářet.
- Seznam stavů faktur, pro které se má upomínka vytvářet
- Znění textové šablony, která má být použita pro generování e-mailu.
- Pole Název v textové šabloně je použito jako předmět e-mailu.
- V textových šablonách je možné použít např. následující tokeny, které budou při vytváření upomínky nahrazeny skutečnými údaji: číslo faktury, oslovení kontaktu, cena s DPH.
- E-mailový účet, který má být použit pro odesílání upomínek.
Upomínky jsou vytvářeny pro ty faktury, u kterých jsou splněny následující podmínky:
- Faktura má uvedeného zákazníka a pro tohoto zákazníka je povoleno zasílání upozornění o platbě
- Celková částka faktury je kladná a rozdíl mezi celkovou částkou a zaplacenou částkou je větší než 2 (kvůli případným rozdílům při zaokrouhlování) – pro každou instanci Vistosu lze nastavit různou výši částky, od kdy se řeší upomínky faktur, defaultně je ale nastaveno 2.
- Uplynul nastavený počet dnů po splatnosti.
- Faktura je požadovaného typu – upomínky se defaultně vytváří pouze pro faktury v následujících stavech: Dlužná, Otevřená, Neuhrazená, pro faktury v jiných stavech se upomínka vytvářet nebude – lze změnit.
- Faktura je v požadovaném stavu – upomínky se defaultně vytváří pouze pro faktury následujících typů: Faktura, Zálohová, Ostatní pohledávka, Zahraniční faktura, pro faktury jiných typů (Storno, Opravný daňový doklad atd.) se upomínka vytvářet nebude – lze změnit.
- Upomínka daného nebo vyššího typu ještě nebyla vytvořena.
Do e-mailů se přidává jako příloha související faktura ve formátu PDF.
E-maily se odesílají na e-mailovou adresu zákazníka uvedenou v poli Fakturační e-mail. Pokud tento sloupec není vyplněn, tak e-mailová upomínka není vytvořena.