Import

Vistos CRM 3.0 umožňuje snadno a rychle importovat položky. To je dobré, pokud máme např. hodně dat, která chceme do systému přidat. Abychom nemuseli po jednom záznamu data do systému přidávat a nemuseli neustále klikat a vypisovat obdobné údaje, můžeme je tam hromadně nahrát pomocí importu. Všechna pole dané entity se dají naimportovat jediným sešitem (Excelem). Na každé entitě k tomu slouží tlačítko import – viz obrázek.

Klikneme na tlačítko a zobrazí se okno „Importovat data“.

Stáhneme si šablonu pro import, otevřeme si ji (např. v Excelu) a vyplníme. Je dobré z šablony odstranit sloupce, které jsou prázdné (které jsme nepoužili), aby import proběhl rychleji. Po vyplnění uložený soubor nahrajeme zpět do systému a zvolíme importní metodu. Nakonec klikneme na tlačítko Importovat data. Dále bude ještě provedena kontrola importu.

Poznámka

U custom (uživatelem vytvořených, nestandardních) entit pravděpodobně šablona pro import bude chybět, je nutné ji vytvořit – požádejte prosím support. Je třeba šablonu nepřejmenovávat, ale nechat ji přesný (anglický) název (shodný s entitou), včetně přípony xlsx.

Metody

Importovat vše – při této metodě se nekontroluje žádná duplicita, naimportuje se úplně vše a vždy se zakládá nový záznam.
Nahradit existující – pokud systém podle klíče/klíčů nalezne shodu, dojde k přepisu záznamu, ostatní záznamy se nově vytvoří.
Sloučení s přepisem – pokud systém podle klíče/klíčů nalezne shodu, dochází ke sloučení, ostatní záznamy se nově vytvoří. Sloučení probíhá podle následující tabulky:

Pole v importu	Pole v cíli	Akce
Prázdné	Vyplněné	Ponechají se v poli původní data
Vyplněné	Prázdné	Vloží se do pole importovaná data
Vyplněné	Vyplněné	Vloží se do pole importovaná data

Sloučení bez přepisu – pokud systém podle klíče/klíčů nalezne shodu, dochází ke sloučení, ostatní záznamy se nově vytvoří. Sloučení probíhá podle následující tabulky:

Pole v importu	Pole v cíli	Akce
Prázdné	Vyplněné	Ponechají se v poli původní data
Vyplněné	Prázdné	Vloží se do pole importovaná data
Vyplněné	Vyplněné	Ponechají se v poli původní data

Přeskočení – pokud se podle klíče/klíčů nalezne shoda, tento záznam se neimportuje, ostatní záznamy se nově vytvoří.

Po provedení importu je třeba aktualizovat stránku (ctrl + F5), aby se záznamy načetly.

Poznámka

Pokud je importovaných záznamů více než 10 000, kontaktujte prosím podporu Vistos CRM.

Poznámka

Klíč je v šabloně symbolizován písmenem „K“ a jedná se o klíčový sloupec, podle kterého se zjišťuje, zda se objekt v databázi již nachází. Informace o tom, který sloupec na dané entitě považuje systém za klíčový je obsažena na třetím řádku souboru. Sloupců, které se budou považovat za klíčové a ověřovat dle nich duplicita, může být více.

Poznámka

Kromě klíče může být v šabloně i informace o tom, zda se má u referencovaných sloupců (entity, číselníky) při neexistenci záznamu v databázi sloupec vytvořit (+, příp. A), nebo zda má systém u importovaného řádku pouze zahlásit chybu. Na třetím řádku souboru lze dopsat + pod daným sloupcem (příp. A). Ve třetím řádku můžeme mít rovněž vepsáno K+ (to značí, že sloupec je klíčový a zároveň se přidají položky, které v systému zatím nejsou).

Poznámka

Při vyplňování importních šablon si musíme dávat pozor, když vyplňujeme buňku/sloupec typu číselník. Tyto záznamy musí být v Excelu ve stejném tvaru jako jsou v systému (to znamená, že musí být shodně mezery a další drobnosti). Vyplňujeme-li pole typu datum, čas nebo webová stránka, je třeba, aby buňka byla ve správném formátu (datum ve formátu datum atd.), vyplňujeme-li pole typu bit (ano/ne), máme na výběr ze dvou možností – buď můžeme použít 1 (= ano) a 0 (= ne), nebo můžeme jednoduše vyplnit do buněk Ano či Ne.