Modul HelpDesk je přímo nadupaný vychytávkami, které zajistí, že poskytnete zákazníkům (v případě vnitrofiremního HelpDesku zaměstnancům) skutečně kvalitní podporu. Nyní si ve stručnosti jednotlivé funkce zběžně projdeme.
Začněme od začátku, kdy Ticket (požadavek) vzniká. Může vzniknout jednoduchým zanesením přes tlačítko Vytvořit nebo tak, že nám přijde na daný e-mail (například podpora@cokoli.cz). V případě, že je obsahem e-mailu přiložený soubor, automaticky se přiloží k vytvářenému Případu (samozřejmě, pokud vytváříme Případ ručně, možnost přiložení souboru máme také, a to v sekci Dokumenty).
Jelikož má každý uživatel Vistos CRM jiný e-mail pro podporu, provádí se nastavení hned v úvodu využívání systému.
Vistos CRM dále upozorňuje člověka, kvůli kterému Případ vznikl, že požadavek k řešení úspěšně dorazil a spolu s tím dochází předdefinovaný e-mail. Stejně tak, když dojde k úspěšnému vyřešení.
HelpDesk zároveň hlídá termíny a o jejich termínu dokončení informuje jejich řešitele, aby nezapomněli a Případ řešili včas. Stejně tak je možné Případy dělit do kategorií či Priorit.
A aby nebyl zmatek, Vistos CRM myslí i na snadné rozpoznávání, a proto ke každému Případu přidělí jedinečný identifikátor (číslo), které se automaticky vpisuje do předmětů e-mailů, které jsou za daný Případ rozesílány. A v případě e-mailové komunikace nad tímto Případem, se tyto e-maily automaticky rozpoznávají a přiřazují k Případu (do sekce E-maily), aby měli řešitelé přehled o tom, jak se zákazníkovi reagovalo atpod.
A jelikož je často k řešení Případu zapotřebí více lidí, pak jejich diskuze může probíhat v rámci stejnojmenné sekce Diskuze, kde je oproti standardní diskuzi možnost odeslání zákazníkovi. Tedy u příspěvku v diskuzi máte dvojí možnost odeslání – v případě interní diskuze dojde k vložení příspěvku do vlákna diskuze, v případě diskuze se zákazníkem se nabízí tlačítko Poslat zákazníkovi. A pokud nám daná osoba (nejčastěji zákazník) odpoví na tento e-mail, pak se jeho odpověď automaticky vnoří jako součást naší Diskuze.