V účetnictví se setkáváme s číslováním faktur, objednávek, poptávek, výdejek atd. Chceme-li tuto funkci automatizovat, ušetřit čas s manuálním vyplňováním a zabránit případným překlepům, využijeme funkce číselných řad. Abychom předvyplnili pole jedinečným kódem (např. číslo faktury bylo automaticky generované), založíme novou číselnou řadu a vyplníme potřebné údaje.
Pro Výstavce – zvolíme, pro jakého výstavce je číselná řada určena
Sl. Výstavce – pro jakého výstavce má být řada použita (vyplníme BusinessUnit_FK z dané entity)
Začátek – zvolíme datum začátku, není třeba vyplňovat
Konec – zvolíme datum konce, není třeba vyplňovat
Entita – na které entitě bude číselná řada použita
Formát číselné řady – jakou podobu má mít číselná řada
- V číselné řadě je nutné mít automaticky generované číslo, uvádíme ho v hranatých závorkách, každou cifru symbolizuje písmeno C, tedy čtyřmístné číslo by vypadalo takto: [CCCC], počátek je automaticky nastaven na 0, nárůstek + 1
- Pokud chceme mít v číselné řadě rok, použijeme hranaté závorky a buď dvě nebo čtyři písmena Y – např. [YY]. Systém automaticky doplní aktuální rok, např. 18 nebo 2018
- Příklad formátu číselné řady: OBJ-[YYYY]-[CCC]
Sl. Číselný – do kterého pole bude číselná řada vkládána
Sl. Datumový – sloupec, ze kterého má být použito datum (např. TaxPointDate na dané entitě), můžeme nechat i prázdné
Pro Typ – pro jaký typ (např. faktury: Invoice, Proforma atd.) má být číselná řada použita, vybírám položku číselníku, lze nechat prázdné (pokud není rozlišen typ)
Sl. Typ – pole číselníku, ze kterého se vybírá „Pro Typ“ (položka číselníku)
Typ opakování – zvolíme, zda se má řada opakovat ročně (Yearly), měsíčně (Monthly) nebo se nemá opakovat (None)
Číselných řad může být několik, typicky pro různé typy faktur (zálohová, daňový doklad, dobropis apod.). První faktura přijme zadaný algoritmus a další záznamy stejného typu čísluje systémem: … + 1. Je tedy třeba, aby zadaný algoritmus u první faktury končil číselnou kombinací, aby toto bylo možné.
K domluvě dalších specifik nebo v případě nejasností kontaktujte podporu Vistos CRM.